George Kent (Malaysia) Berhad Data Protection and Privacy Policy (“Privacy Policy”)

George Kent respects the privacy of individuals. This Privacy Policy sets out how we collect and handle your Personal Data.

This personal data and privacy policy is formulated in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 ("Act"). For the purpose of this Privacy Policy, (i) "Personal Data" shall have the meaning as ascribed to it in the Act; and (ii) “George Kent” shall refer to George Kent (Malaysia) Berhad and any of its subsidiaries, related and associated companies and affiliates.

How we collect Personal Data and the kind of Personal Data collected

1. We may collect Personal Data from you when you apply for a position with us, take up employment with us, commence a business relationship with us, work at our offices, visit our offices and when you communicate and deal with us. Your Personal Data may also be acquired by George Kent from third party sources such as credit reference agencies and financial institutions and from sources within George Kent.

2. Although the precise details of the Personal Data collected will vary according to the specific purpose, the Personal Data that may be collected from you includes your name, NRIC number/passport number, address, e-mail address, telephone number, photographs, financial position, family members and personal information about them (and in respect of job applicants, includes qualifications, employment history, knowledge, experience and expertise).

3. Please note that in the event that sufficient Personal Data is not supplied or is not satisfactory then your application or request to George Kent for any of the above purposes as set out herein may not be accepted or acted upon and/or George Kent will not be able to provide services or benefits to you or otherwise deal with you.

How we use your Personal Data

4. Your Personal Data may be used or processed by George Kent or on its behalf for the following purposes:-

  1. communicating and dealing with you; carrying out your instructions, providing products and/or services, evaluating and assessing suitability for employment (where relevant) and responding to enquiries by you or made on your behalf ;
  2. researching, designing, launching, promoting and marketing products and services of George Kent and monitoring the provision, operation and use of such services or products;
  3. provision of reference (status enquiries);
  4. carrying out credit and other status checks;
  5. purposes connected with the operation, administration, development or enhancement of George Kent’s business including for the purpose of which is relevant to support and/or assist in any of George Kent’s businesses (for example, providing information on you and on your working experience to fulfil information as required for the submission of tenders for projects or for fulfilling regulatory requirements;
  6. where required by law, George Kent considers that such use or disclosure is necessary to respond to any claims or legal process, or where George Kent suspects that fraud or unlawful activity has been, is being or may be engaged in;
  7. where a third party requires in order for such third party to perform functions or services as required by George Kent (for example, to insurance companies who are arranging for George Kent’s term life policy and to banks who are arranging for salary remittances (for employees) and to bank for scholarship disbursements and living expenses payments;
  8. meeting any legal, governmental or regulatory requirements in Malaysia or any other applicable jurisdiction, including disclosure or notification requirements;

and any other incidental and associated purposes relating to any of the above.

Disclosure of your Personal Data

5. Your Personal Data will be kept confidential but it may be provided to:-

  1. any person under a duty of confidentiality to George Kent;
  2. any company or division within George Kent and/or to third parties such as to George Kent's project employers, contractors, suppliers and partners for purposes connected to George Kent’s business;
  3. any relevant agent, contractor or third party service provider who provides administrative, telecommunications, computer, payment, securities clearing, management, audit, insurance, professional or other services to George Kent ;
  4. any credit reference agency and in default debt collection agencies or similar provider of debt collection or credit information services to George Kent;
  5. lawyers, auditors, tax advisors, investment banks, and other professional advisors;
  6. any insurance company and any association or federation of insurance companies (whether or not based in Malaysia);
  7. any person or corporation to whom George Kent transfers or proposes to transfer its interests and/or obligations in respect of you or any product or service provided to you;
  8. any person by whom George Kent is required by applicable legal, governmental or regulatory requirements to make disclosure;

and any other person reasonably requiring the same in order for George Kent to carry out the purposes permitted above.

Storage, Access and Security of Your Personal Data

6. Your Personal Data shall be stored either in hard copies in George Kent offices or stored in servers located in or outside Malaysia and operated by George Kent or its service providers in or outside Malaysia. Any Personal Data supplied by you will be retained by George Kent as long as necessary for the fulfilment of the purposes stated above or is required to satisfy legal regulatory, accounting requirements or to protect George Kent's interests. We will take reasonable steps to ensure that your Personal Data is protected from misuse and unauthorised access and disclosure.

7. You are entitled to ask whether George Kent holds data on you and to request access to and the correction of any such data held. A reasonable fee will be charged for processing each data access request. Requests for access to or correction of data held by George Kent, should be addressed to:-

Head of Human Resource (HR)
George Kent (Malaysia) Berhad
George Kent Technology Centre
1115 Jalan Puchong
Taman Meranti Jaya
47120 Puchong, Selangor, Malaysia
Tel: +603 8064 8000
Fax: +603 8061 3295

Please ensure that your personal data such as contact details including your addresses, your telephone numbers (including your mobile telephone number), e-mail address and other details are up to date.

Changes to this Privacy Policy

George Kent reserves the right to amend this Privacy Policy from time to time without prior notice. George Kent advises that you check this Privacy Policy on a regular basis. A copy of the Privacy Policy is available from the Human Resource Department, George Kent (Malaysia) Bhd.

In the event of any inconsistency between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Privacy Policy, the English version shall prevail

March 2014.

Polisi Perlindungan Data dan Privasi George Kent (Malaysia) Berhad (“Polisi Privasi”)

George Kent menghormati privasi individu. Polisi Privasi ini menjelas bagaimana kami mengumpul dan mengendalikan Data Peribadi anda.

Polisi data peribadi polisi privasi ini dirumuskan mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("Akta"). Untuk tujuan Polisi Privasi ini, (i) "Data Peribadi" hendaklah mempunyai maksud yang sama seperti apa yang diterangkan dalam Akta dan (ii) “George Kent” akan merujuk kepada George Kent (Malaysia) Berhad dan mana-mana anak syarikat, syarikat berkaitan dan syarikat bersekutu.

Cara kami megumpul Data Peribadi and jenis Data Peribadi yang dikumpul

1. Kami mungkin mengumpul Data Peribadi anda semasa anda memohon pekerjaan dengan kami, bekerja dengan kami, memulakan hubungan perniagaan dengan kami, bekerja di pejabat kami, melawat pejabat kami dan apabila anda berkomunikasi dan berurusan dengan kami. Data Peribadi Anda juga boleh diambil oleh George Kent daripada sumber-sumber pihak ketiga seperti agensi-agensi rujukan kredit dan institusi kewangan serta sumber dalaman George Kent.

2. Walaupun butir-butir terperinci Data peribadi yang dikumpulkan mungkin berlainan mengikut tujuan tertentu, Data Peribadi yang boleh dikumpul daripada anda termasuk nama, nombor kad pengenalan/nombor pasport, alamat, alamat e-mel, nombor telefon, gambar, kedudukan kewangan, ahli-ahli keluarga dan maklumat peribadi tentang mereka (dan berkaitan dengan pemohon pekerjaan termasuk kelayakan, sejarah pekerjaan, pengetahuan, pengalaman dan kemahiran).

3. Sila ambil perhatian sekiranya Data Peribadi yang mencukupi tidak dibekalkan, atau tidak memuaskan kepada George Kent maka permohonan atau permintaan anda kepada George Kent bagi apa-apa tujuan di atas seperti yang dinyatakan di atas mungkin tidak boleh diterima atau diambil tindakan atau George Kent tidak akan dapat memberikan pelbagai jenis manfaat dan/atau perkhidmatan kepada anda atau berurusan dengan anda.

Bagaimana kami mengunakan Data Peribadi Anda

4. Data Peribadi anda boleh digunakan atau diproseskan oleh atau bagi pihak George Kent bagi tujuan-tujuan yang berikut: -

  1. Berhubung dan berurusan dengan anda, melaksanakan arahan anda, membekalkan produk dan/atau perkhidmatan, menilai dan menaksir kesesuaian untuk pekerjaan (yang relevan) dan memberi respons kepada pertanyaan anda atau pertanyaan yang dibuat bagi pihak anda;
  2. mengkaji, merekabentuk, melancar, mempromosi dan memasarkan kemudahan dan perkhidmatan George Kent dan memantau penyediaan, pengendalian dan penggunaan produk atau perkhidmatan tersebut;
  3. peruntukan rujukan (pertanyaan status);
  4. menjalankan penyemakan kredit dan penyemakan status yang lain
  5. tujuan yang berkaitan dengan operasi, pentadbiran, pembangunan, atau penggiatan perniagaan George Kent serta untuk tujuan yang berkenaan untuk menyokong dan/atau membantu mana-mana perniagaan George Kent (sebagai contoh, memberikan maklumat mengenai pengalaman pekerjaan anda yang diperlukan untuk penghantaran tender untuk projek atau untuk memenuhi mana-mana keperluan undang-undang);
  6. setakat mana dikehendaki oleh undang-undang, George Kent menganggap penggunaan atau pemberitahuan sedemikian adalah perlu sebagai respons terhadap apa-apa tuntutan atau proses undang-undang, atau di mana George Kent mengesyaki telah, sedang atau mungkin akan terlibat dalam penipuan atau aktiviti yang menyalahi undang-undang;
  7. di mana pihak ketiga memerlukannya untuk pihak tersebut menjalankan fungsi atau perkhidmatan yang diminta oleh George Kent (sebagai contoh, kepada syarikat insurans yang mengaturkan polisi nyawa untuk pekerja George Kent dan kepada bank yang mengaturkan bayaran gaji untuk pekerja George Kent (untuk pekerja) dan kepada bank yang mengaturkan bayaran biasiswa and “living expenses”;
  8. memenuhi apa-apa keperluan undang-undang, kerajaan atau regulatori di Malaysia atau mana-mana bidang kuasa lain yang berkenaan, termasuk perkongsian maklumat dan notifikasi;

dan apa-apa tujuan lain yang bersampingan dan tujuan-tujuan berkaitan yang berhubungan dengan mana-mana di atas.

Pendedahan Data Peribadi Anda.

5. Data Peribadi anda akan dirahsiakan tetapi ia boleh diberikan kepada:-

  1. sesiapa yang diberi tanggungjawab ke atas kerahsiaan di George Kent;
  2. mana-mana syarikat atau bahagian dalaman George Kent dan/atau kepada pihak ketiga termasuk majikan projek yang dijalani oleh George Kent, kontraktor, pembekal dan rakan kongsi untuk tujuan yang berkaitan dengan perniagaan George Kent;
  3. mana-mana agensi rujukan kredit dan agensi kutipan hutang atau agensi yang sama untuk perkhidmatan kutipan hutang atau perkhidmatan maklumat kredit kepada George Kent;
  4. peguam, juruaudit, penasihat cukai, bank pelaburan, dan penasihat profesional lain;
  5. mana-mana syarikat insurans dan mana-mana persatuan atau federasi syarikat-syarikat insurans (sama ada berada di Malaysia atau tidak);
  6. mana-mana orang atau perbadanan di mana George Kent memindah milik atau bercadang untuk memindah milik kepentingannya dan/atau obligasinya untuk anda atau sebarang produk atau perkhidmatan yang diberikan kepada anda;
  7. mana-mana orang George Kent dikehendaki untuk memberi maklumat mengikut syarat-syarat undang-undang, kerajaan atau regulatori;

atau kepada mana-mana orang lain yang secara munasabah memerlukan Data Peribadi supaya George Kent dapat menjalankan tujuan-tujuan yang disebut dalam perenggan–perenggan di atas.

Penyimpanan, akses and keselamatan Data Peribadi

6. Data Peribadi anda hendaklah disimpan sama ada dalam salinan cetak di pejabat George Kent atau disimpan di dalam server yang terletak di dalam atau di luar Malaysia dan dikendalikan oleh George Kent atau pembekal perkhidmatan di dalam atau di luar Malaysia. Sebarang Data Peribadi yang dibekalkan oleh anda akan disimpan oleh George Kent selama yang perlu bagi memenuhi tujuan yang dinyatakan di atas atau diperlukan untuk memenuhi keperluan regulatori di sisi undang-undang, keperluan perakaunan atau untuk melindungi kepentingan George Kent. Kami akan mengambil langkah-langkah yang sewajarnya untuk memastikan bahawa Data Peribadi anda dilindungi daripada penyalahgunaan dan akses dan pendedahan tanpa izin.

7. Anda berhak untuk bertanya sama ada George Kent memegang data anda dan meminta akses dan membuat pembetulan pada mana-mana data tersebut. Bayaran yang berpatutan akan dikenakan untuk memproses setiap permintaan mengakses data. Permintaan untuk akses atau pembetulan data yang dipegang oleh George Kent haruslah dialamatkan kepada:

Ketua Sumber Manusia
George Kent (Malaysia) Berhad
George Kent Technology Centre
1115 Jalan Puchong
Taman Meranti Jaya
47120 Puchong, Selangor, Malaysia
Tel: +603 8064 8000
Faks: +603 8061 3295

Sila pastikan bahawa Data Peribadi anda termasuk alamat rumah dan alamat pejabat anda, nombor telefon anda (termasuk nombor telefon mudah alih anda), alamat e-mel dan butiran-butiran lain yang berdaftar dengan George Kent adalah butiran yang terkini.

Perubahan kepada Polisi Privasi

Perubahan kepada Polisi Privasi ini boleh dibuat dari semasa ke semasa. Sila melawat semula Polisi Privasi ini dari masa ke masa untuk mengetahui sebarang perubahan sedemikian. Salinan Polisi Privasi boleh didapati daripada Jabatan Sumber Manusia, George Kent (Malaysia) Berhad.

Sekiranya terdapat percanggahan di antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Polisi Privasi ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai

Mac 2014